Karty zgłoszeń do pobrania
REGULAMIN DLA WYSTAWCÓW
V Krajowych Dni Pola Boguchwała 2024
TERMIN: 14-16 czerwca 2024 r.
I. Organizator V Krajowych Dni Pola:
Organizatorem V Krajowych Dni Pola Boguchwała 2024 zwanych w dalszej części regulaminu „Wystawą” jest Podkarpacki Ośrodek Doradztwa Rolniczego w Boguchwale
II. Miejsce Wystawy:
1. Sektor Pole Doświadczalne
Lokalizacja: 36-040 Boguchwała, ul. Techniczna 4
(Strefa Innowacji, Strefa Nauki i Doradztwa, Strefa Pszczelarstwa, Strefa Ogrodnictwa, Strefa Poznaj Podkarpackie Atrakcje, Strefa Maszyn Rolniczych)
2. Sektor Podkarpackie Targi
Lokalizacja: 36-040 Boguchwała, ul. Suszyckich 9
(Strefa Miasteczka Bazarkowego, Strefa Rozwoju Obszarów Wiejskich – Koła Gospodyń Wiejskich i Rękodzieło, Strefa Odnawialnych Źródeł Energii, Strefa Myślistwa i Łowiectwa, Strefa Gospodarstw Ekologicznych)
3. Sektor XXV Regionalna Wystawa Zwierząt Hodowlanych i Wystawa Maszyn
Lokalizacja: 36-040 Boguchwała, ul. Suszyckich 9
(Strefa Wystawy Zwierząt Hodowlanych, Strefa Wystawy Maszyn Rolniczych)
III. Warunki uczestnictwa i płatności:
1. Warunkiem udziału w Wystawie jest przesłanie do dnia 17.05.2024 r.
na adres Organizatora wypełnionej i podpisanej Karty Zgłoszenia. Na podstawie oferty wystawienniczej Organizator przypisuje miejsce Wystawcy do odpowiedniego sektora i strefy oraz mailowo potwierdza przyjęcie zgłoszenia. Warunkiem uczestnictwa jest opłacenie należności najpóźniej do 31.05.2024 r. Brak opłaty skutkował będzie brakiem możliwości uczestnictwa w Wystawie!
2. Nadesłanie karty zgłoszenia uczestnictwa jest równoznaczne z zawarciem umowy i akceptacją przez strony warunków w niej zawartych.
3. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia zgłoszenia w części
lub całości bez podania przyczyn.
4. Organizator zapewnia tylko miejsce wystawiennicze. Wyposażenie stoiska we własnych zakresie.
5. Wystawca jest zobowiązany do wpłacenia na konto bankowe Organizatora należności według obowiązującego cennika i zgodnie z zamówioną oraz zajętą powierzchnią.
6. Opłaty należy dokonywać przelewem na konto Organizatora z dopiskiem
„V Krajowe Dni Pola Boguchwała 2024”, najpóźniej do 31.05.2024 r.
7. Wystawca jest zobowiązany do posiadania dowodu opłaty za uczestnictwo w Wystawie,
w celu okazania Organizatorowi.
8. Usługi Organizatora objęte są podatkiem VAT, a wszelkie wpłaty dokumentowane są wg procedur obowiązujących w PODR Boguchwała.
9. Rezygnacja z udziału w Wystawie wymaga formy pisemnej. Za datę rezygnacji uważa się datę otrzymania pisma przez Organizatora.
10. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w Wystawie w terminie po 31.05.2024 r. lub niezgłoszenie się na Wystawie, PODR w Boguchwale nie zwraca wniesionych opłat.
IV. Wynajem stoiska:
1. Wynajęte stoisko jest przeznaczone wyłącznie dla zgłaszającego się Wystawcy.
2. Organizator przydziela Wystawcy zamówioną powierzchnię wystawienniczą zgodnie
z określoną w Karcie Zgłoszenia ofertą wystawienniczą.
3. Wszystkie zmiany dotyczące stoiska należy zgłaszać do Organizatora.
4. Zajęcie miejsca wystawowego i urządzanie stoiska następuje po skontaktowaniu
się z osobami funkcyjnymi Organizatora, które wskażą zarezerwowane stanowisko.
5. Wjazd na tereny wystawiennicze jest tylko za okazaniem Karty Wjazdowej otrzymanej wraz
z potwierdzeniem uczestnictwa. Kartę należy wydrukować i umieścić za przednią szybą pojazdu.
6. Wszelkie szkody i braki w wyniku użytkowania stoiska pokrywa Wystawca w wysokości rzeczywistych nakładów poniesionych na naprawę szkody lub uzupełnienia braków.
7. Wszelkie prace elektryczne na stoisku wykonywane są wyłącznie przez Organizatora lub za jego zgodą.
8. Wystawcy prowadzący sprzedaż artykułów spożywczych zobowiązani są do posiadania właściwych zezwoleń, które winni okazać na miejscu w razie potrzeby. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ich brak.
9. Urządzanie stoisk:
a) Sektor „Pole Doświadczalne” można rozpocząć 12 czerwca 2024 r. (środa) i zakończyć
w dniu 13 czerwca 2024 r. (czwartek) do godz. 15:00.
b) Sektory: „Podkarpackie Targi” oraz „XXV Regionalna Wystawa Zwierząt Hodowlanych
i Wystawa Maszyn” można rozpocząć 14 czerwca 2024 r. . (piątek) oraz zakończyć w dniu 15 czerwca 2024 r. (sobota) do godziny 8:00.
10. Eksponaty nie mogą utrudniać lub uniemożliwiać przemieszczania się uczestników i zwiedzających. Ponadto eksponaty nie mogą być umieszczane w ciągach komunikacyjnych przylegających do stoisk, a pokazy nie mogą utrudniać lub uniemożliwiać bezpiecznego poruszania się.
11. Wszelkie prace ziemne na terenie otwartym (wiercenie, kopanie, wycinanie gałęzi drzew itp.) wymagają zgody Organizatora.
12. Każdy z Wystawców zobowiązany jest do obecności na stanowisku przez cały czas trwania Wystawy, od godz. 8.00 do 16.00.
13. Niedopuszczalne jest pozostawianie stoiska bez obsługi lub wcześniejsza jego likwidacja bez powiadomienia Organizatora.
14. Niedopuszczalne jest podczas urządzania stoiska i trwania Wystawy samodzielne zajmowanie przez Wystawcę większej powierzchni niż wytyczona wg zgłoszenia.
15. Demontowanie i sprzątanie stoisk powinno rozpocząć się 16 czerwca 2024 r. (niedziela) po godz. 16.00 i zakończyć 17 czerwca 2024 r. (poniedziałek) do godz. 15.00. Każdy wystawca zobowiązany jest do utrzymania porządku w obrębie swojego stoiska.
16. Inne niż wymienione wcześniej dni i godziny urządzania i likwidacji stoisk wymagają wcześniejszego ustalenia z Organizatorem.
17. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany lokalizacji stoiska ze względów organizacyjnych i technicznych.
V. Parkowanie samochodów:
1. Parkowanie dozwolone jest wyłącznie na parkingach i w miejscach wyznaczonych przez Organizatora.
2. Z uwagi na bezpieczeństwo uczestników i zwiedzających zabrania się parkowania pojazdów mechanicznych, maszyn i urządzeń w wewnętrznych ciągach komunikacyjnych.
3. Samochody pozostawione w innych miejscach na terenie Wystawy będą odholowywane na koszt właściciela.
4. Wjazd samochodów na tereny wystawowe w czasie godzin zwiedzania, czyli od 8.00 do 16.00 jest zabroniony (z wyłączeniem konieczności zaopatrzenia stoisk gastronomicznych po uzyskaniu zgody Organizatora). Nie dotyczy służb ratunkowych (pogotowie, straż, policja itp.).
5. Niedopuszczalne jest poruszanie się quadami i innymi pojazdami po terenie Wystawy.
VI. Promocja:
1. Wystawca ma prawo reklamowania tylko swoich towarów wyłącznie na terenie stoiska.
2. Umieszczenie reklamy i materiałów promocyjnych poza stoiskiem wymaga zgody Organizatora i dodatkowej opłaty.
VII. Dodatkowe usługi:
1. Transport, rozładunek i załadunek eksponatów Wystawcy wykonują we własnym zakresie.
VIII. Energia elektryczna:
1. Podłączenie energii jest odpłatne, zgodne ze Zgłoszeniem i uzgodnione z Organizatorem, który zapewnia pomoc elektryka.
2. Niedopuszczalne jest samowolne podłączanie do źródeł energii elektrycznej.
3. Ze względu na bezpieczeństwo, Wystawcy zobowiązani są do wyłączania zasilania energią elektryczną swojego stoiska – każdorazowo przed jego opuszczeniem.
4. Warunkiem korzystania z zamówionego przyłącza energetycznego jest posiadanie własnego przedłużacza o długości minimum 25 m.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w dostawie prądu spowodowane awarią lub serwisem instalacji zasilającej.
6. W przypadku stwierdzenia przez Organizatora, że Wystawca korzysta z uszkodzonego lub wadliwego sprzętu elektrycznego stoisko zostanie odłączone od zasilania w energię elektryczną.
IX. Ubezpieczenie, ochrona i odpowiedzialność Organizatora:
1. Organizator posiada polisę OC na czas trwania Wystawy.
2. Organizator nie ubezpiecza i nie ponosi odpowiedzialności za mienie Wystawcy. Wystawca ubezpiecza swoje mienie we własnym zakresie.
3. Tereny wystawowe zabezpieczone będą przez służby ochrony.
4. Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania przepisów bhp i ppoż. obowiązujących na terenach wystawowych oraz w obiektach.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wypadki osób, uszkodzenia czy zniszczenia eksponatów w trakcie urządzania, trwania czy likwidacji wystawy.
6. Za bezpieczeństwo osób niepełnoletnich na terenie wystawowym podczas trwania Wystawy odpowiadają rodzice lub opiekunowie.
7. Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane kradzieżą, ogniem, wichurą, uderzeniem pioruna, eksplozją, zalaniem wodą, przerwą w dostawie prądu oraz itp.
8. W godzinach zwiedzania, czyli od 8.00-16.00 za nadzór i ochronę swojego stoiska odpowiedzialny jest Wystawca. Organizator nie odpowiada za mienie pozostawione na stoisku opuszczonym chwilowo przez Wystawcę.
9. Poza godzinami zwiedzania sprzęt bardzo wartościowy, a łatwy w demontażu Wystawca zabezpiecza we własnym zakresie.
10. Przebywanie na terenie wystawienniczym po godzinach zwiedzania, czyli po godz. 16.00 jest dopuszczalne tylko za zgodą Organizatora.
X. Ochrona danych osobowych – Klauzula informacyjna:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych podanych podczas zgłaszania uczestnictwa w „V Krajowych Dniach Pola Boguchwała 2024” jest Podkarpacki Ośrodek Doradztwa Rolniczego z siedzibą w Boguchwale, ul. Suszyckich 9, 36-040 Boguchwała; tel. 17 870 15 07, email: boguchwala@podrb.pl.
2. Kontakt z inspektorem ochrony danych (IOD): inspektor.odo@podrb.pl tel. 17 870 15 85.
3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu organizacji i pobrania należności za stoisko na „V Krajowych Dniach Pola Boguchwała 2024”, na podstawie art. 6 ust.1 lit. b i c RODO.
4. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych zawartych w karcie uczestnictwa stanowi ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2020 r. poz. 106 z późn. zm.).
5. Podanie danych osobowych jest obowiązkowe i wynika z ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz.U. z 2020 r. poz. 106 z późn. zm.).
6. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być tylko i wyłącznie podmioty do tego uprawnione na podstawie odrębnych przepisów prawa.
7. Dane będą udostępnione w ulotce wydawanej przez PODR do celów promocyjnych.
8. Dane osobowe będą przetwarzane/przechowywane/ usuwane zgodnie z kategorią archiwalną obowiązującą w Podkarpackim Ośrodku Doradztwa Rolniczego z siedzibą w Boguchwale.
9. Wystawca ma prawo dostępu do swoich danych, ich poprawiania, a także do przenoszenia danych – na zasadach określonych w art. 16-21 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.
10. Wnioskodawca ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
XI. Postanowienia końcowe:
1. Z chwilą złożenia przez Wystawcę Organizatorowi Karty Zgłoszenia następuje przyjęcie warunków niniejszego regulaminu.
2. W stosunkach prawnych pomiędzy Wystawcą, a Organizatorem mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do filmowania i fotografowania stoisk oraz korzystania z tych materiałów do własnych celów bez zobowiązań wobec Wystawców lub osób trzecich.
4. Rażące nieprzestrzeganie zapisów niniejszego Regulaminu może skutkować usunięciem Wystawcy z terenu wystawienniczego.
5. Organizator nie odpowiada za pogorszenie warunków wystawienniczych (jakości nawierzchni stoisk i dróg dojazdowych), wynikających z nadmiernych opadów deszczu.
6. Organizator nie odpowiada za zmiany w organizacji imprezy (np. jej odwołanie, zmniejszenie liczby wystawców itp.) z uwagi na działanie siły wyższej lub zarządzenia władz państwowych.
7. Wszelkie spory wynikłe między Wystawcą, a Organizatorem będą rozpatrywane przez właściwy sąd dla PODR Boguchwała.
8. Wystawca oraz każdy uczestnik V Krajowych Dni Pola Boguchwała 2024 wyraża zgodę na rejestrację i nieograniczone wykorzystanie swojego wizerunku utrwalonego na zdjęciach i nagraniach audio/wideo wykonywanych przez Organizatora w trakcie Wystawy i w związku z nią. Zgoda dotyczy również publikowania zarejestrowanych obrazów audio lub wideo na stronie internetowej i w materiałach organizatora, prasie, a także na portalach społecznościowych w celach informacyjno-promocyjnych.
9. Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystywania materiałów audiowizualnych z Wystawy na własne potrzeby (na przykład do celów dydaktycznych, promocyjnych), zachowując zapisy ustawy z 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (Dz.U. z 2024 r. poz. 34) i rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
XII. Reklamacje:
1. Wszelkie reklamacje powinny być zgłaszane pisemnie do Biura Wystawy, bezpośrednio po zaistnieniu zdarzenia. Po zakończeniu Wystawy reklamacje nie będą uwzględnione.
Biuro wystawy podczas trwania imprezy będzie zlokalizowane dla sektora „Pole Doświadczalne” przy bramie wjazdowej na pole doświadczalne PODR w Boguchwale na ul. Technicznej 4, dla sektorów „Podkarpackie Targi” oraz „XXV Regionalna Wystawa Zwierząt Hodowlanych i Wystawa Maszyn” na terenie PODR w Boguchwale przy bramie wjazdowej na ul. Suszyckich 9.
Osoby do kontaktu:
tel. 17 87 01 547, kom. 723 977 674 – Marek Wójcik, e-mail: marek.wojcik@podrb.pl
w sprawach dotyczących rozliczeń finansowych:
tel. 17 87 01 513 – Danuta Pelc, e-mail: danuta.pelc@podrb.pl